Kurumsal hayatta çalışan biri olarak günümün büyük bir bölümü mail okumak ve mail yazmakla geçiyor. Bir İnsan Kaynakları uzmanı veya bu konuda ehil bir mentör olmadığımı belirterek, mail yazma konusunda beni irrite eden bazı durumları özetlemek ve etkili mail yazma konusunu kısaca kaleme almak istedim.

Etkili Mail Yazma – 10 Kritik Madde

1- Göndermeden Önce Düşün

“Mail göndermek 10 kuruş olsa bu maili gönderir miydiniz?”. Küçümsemeyin bence etkili mail yazma konusunda sorulması gereken bir soru. Bir gün içerisinde o kadar çok verimsiz mailler okuyorum ki, bazen bıkkınlık geliyor. Sohbet penceresi gibi soru cevap şeklinde ilerleyen kısa mailler yok mu, beni öldürüyor. Şirketinizde zaten lync, cisco jabber gibi uygulamalar varsa bu tarz konuşmaları mail üzerinden değil ordan yapmak daha mantıklı değil mi?

Yani mail doğru kanal mı? Mail’de gereksiz kontak var mı? Bunları 5 saniye de olsa düşünmek gerekli.

2- Konu Satırı

Yönetici seviyesinde çok kritik bir konu. Siz günde 50 mail alıyorsam, bir yönetici muhtemelen 250 mail alıyordu gibi düşünün. Çoğunlukla da mail’in başlığına bakarak okumaya önem veriliyor. “Önemli rica” gibi genellemelerden kaçının. “X Analizi Çıktısı”, “X konusundaki Aksiyon Sonuçları”, “Sunum Hakkında Hızlı Soru” gibi net ifadeler kullanın.

3- Mesajını İlk Satıra Yaz

Ana mesajın her zaman mailin başında olmasına özen gösterin. Bu mesajı ilettiğin kişinin hayatını kolaylaştıracaktır. Düşünün günde kaç tane uzun uzun mailler geliyor. Mailin ilk cümlesinde “X konusu hakkındaki yorumlarınızı aşağıdaki noktalarda değerlendirebilir misiniz?” gibi bir öbekle mailin amacını açıkça iletebilirsiniz.

4- Basit Cümleler Kurun

Gözlerim bazen nokta işaretini arıyor maillerde. Cümlenin başı var, sonu yok. Kısa net ve anlaşılır cümleler hem sizin hem okuyanın hayatını kolaylaştırır.

5- Tümünü Cevaplaya Basarken İki Kez Düşün

Böyle kurumsal şirket efsaneleri vardır. Stajyer CEO’dan şirkete gelen mail’e “reply all”a basarak cevap döner. Komedi başlasın! Daha güzelini anlatayım. Şirkete genel olarak atılan bir terfi mailine aynı şirket içerisindeki sevgilisi “reply all” yaparak “hayırlı olsun aşkım” yazmıştı. Skandal! 🙂

Böyle tehlikelerin dışında da reply all tam bir mail kirliliği anlamına geliyor. İki veya 3 kişi arasında dönen mail’de 10 kişi cc’de tamamen gereksiz bir mail trafiğine maruz kalabilir.

6- To’da Mümkünse 1, En fazla 5 Kişi Olmalı

Özellikle kalabalık mail döngülerinde bana göre en kritik hata bu. Reply all şeklinde ilerlendiyse bir anda to’da 8-9 kişi olabiliyor, buna yöneticiler de dahil. Son durumda aksiyonu alması gereken kişileri to’da tutmadığınız takdirde işi yapacak kişinin dikkatinden kaçabilir veya üstüne alınmayabilir.

7- Ekleri Açıklamasız Gönderme

Hem ekte dosya gönderirken, hem de sana gelen mailleri yönlendirirken kısa bir açıklama yazmak karşındakine yardımcı olacaktır. Ah hele “ekte ilgili mail döngüsünü gönderiyorum” diye bir reply all zinciri atıp detay vermeyenler…Dipsiz bir çukura düşmüş gibi hissediyorum böyle anlarda.

8- Outlook Özelliklerinden

Outlook’ta epostalarını okunmuş olarak işaretle. Sadece sana atılanları renklendir. Böylece hızlı dönmen gereken mailleri listeleyip zamanı daha verimli kullanabilirsin.

9- Mail Inbox’ını Minimize Et

Şu anda outlook’ta inbox’ımda sadece 4 mail var. Cevap vermem gerekenlere mail olarak döndükten sonra siliyorum. Önemli konuları da arşivliyorum. Mail yazarken Inbox’ımı temizlemeye yönelik işleri sıralandırıyorum. 

10- Duygu/Tepki İçeren Mailler Atma

Hepinizin bildiği üzere bazı konular mailde çözülmüyor arkadaşlar. Direktörleri cc’leyip sert mailler atmaktansa bazı konuları telefonla veya yüzyüze çözmeye çalışın derim.

BONUS: Mail Atıp Hemen Yanınıza Koşanlar!

Mail atılma saati 14.00. Maili atan kişinin yanınıza gelme saati 14.05. Hasta mısın kardeşim? Bunun daha soft versiyonu mail attıktan sonra telefonla arayıp mailini açıklama gereği hissedenlerdir. İki tipi de sevmem, bu arkadaşlar gibi olmazsınız umarım 🙂

Etkili mail yazma, uzmanlığımın dışında tamamen kişisel görüşlerimi yansıttığım bir yazı oldu. Umarım keyif alıp kendinizden bir şeyler bulabilmişsinizdir.

Son olarak birçok restoran ve seyahat önerisinde bulunduğum Instagram hesabım “alperkirdal” ı da linke tıklayarak takip ederseniz çok sevinirim.